Oleh: Lolytasari, M.Hum.

(Pustakawan Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta)

Tahun 2009 merupakan tahun emas bagi pengelola arsip baik di Lembaga, Departemen bahkan Perguruan Tinggi. Hal ini dengan terbitnya Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Menarik untuk dikaji bahwa Undang-Undang ini merupakan hasil revisi dari Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Kearsipan. Dimana Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 dalam mengelola arsip  masih memerlukan berbagai peraturan perundang-undangan.

Sedangkan Undang-Undang Kearsipan tahun 2009, menyatakan dengan tegas bahwa pengelolaan arsip dapat dikelola oleh pencipta arsip. Artinya jika arsip dikelola oleh lembaga, maka lembaga dapat mengelola dan menyimpan arsipnya sendiri dan jika arsip yang tercipta oleh perguruan tinggi, maka perguruan tinggi dapat mengelola bahkan menyimpan arsipnya sendiri sebagai asset bangsa, penelitian dan kebutuhan masyarakat.

Jika menilik dari pengertian arsip menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, dinyatakan dengan tegas bahwa arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Fungsi arsip dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 dibedakan menjadi 3 yakni: (1) Arsip dinamis yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu. Ke-2 arsip inaktif yakni arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Dan ke-3 arsip statis adalah arsip ayng dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langusng maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan atau lembaga kearsipan. Arsip yang dikelola oleh Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi pada dasarnya dalah mengelola arsip statis. Dari pengertian ini jelas bahwa arsip merupakan informasi yang terekam yang wajib dikelola sesuai standar kearsipan.

Hingga turunnya Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan  Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan belum seluruh Perguruan Tinggi merespon amanat Undang-Undang ini. Hal ini dapat dimungkinkan, pertama (ke-1), kurangnya SDM kearsipan dalam suatu lembaga pendidikan. SDM kearsipan dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan disebut sebagai arsiparis merupakan seseorang yang memiliki komptensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. Dan diperjelas oleh Drs. Sumrahyadi, MMS, Kepala Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Informasi Kearsipan, menyatakan bahwa arsiparis merupakan unsur pendukung, pengambil keputusan, pembina kearsipan dan tenaga pelaksana kearsipan. Atau dapat dimungkinkan ke-(2) tidak mudahnya perguruan tinggi dalam membuat lembaga baru atau satuan kerja baru. Yang tentu saja dalam proses pembentukan lembaga baru memakan waktu dan proses yang panjang.

Belum adanya Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi, maka tugas pengelolaan arsip berada di Bagian Tata Usaha, yang kesehariannya disibuki dengan berbagai kegiatan Tata Usaha dan Administrasi. Sedangkan jika ada lembaga kearsipan di perguruan tinggi, maka fungsinya khusus mengelola arsip yang tercipta, menyelamatkan arsip, memelihara arsip, menyusutkan arsip yang sudah memasuki retensi arsip dan melayankan arsip statis untuk masyarakat pengguna arsip.

Dari berbagai sumber yang penulis jadikan bahan referensi, bahwa di Indonesia baru ada 6 Perguruan Tinggi Negeri yang sudah memiliki Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi. Diantaranya adalah UGM, UI, UNAIR, UT, ITS dan UNILA. Sedangkan Perguruan Tinggi Swasta sepengetahuan penulis diantaranya adalah baru Universitas Atmajaya Jakarta.

LEMBAGA KEARSIPAN PERGURUAN TINGGI

Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi atau dalam bahasa Inggris disebut University Archive dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan merupakan lembaga kearsipan berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi baik negeri maupun swasta yang melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi. Konsep ini berkembang di beberapa Negara maju seperti Amerika, Kanada, Australia, Filipina, Malaysia dan Thailand.  Pendirian University Archive bertujuan untuk mewujudkan lembaga yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip statis yang tercipta di perguruan tinggi.

Perguruan Tinggi yang mengabaikan pengelolaan arsip secara standar kearsipan, maka akan kehilangan informasi yang tidak tergantikan. Seperti contoh yang dialami oleh Universitas Gadjah Mada sebagaimana yang ditulis oleh Zaenudian dalam artikelnya yang berjudul Urgensi Penyelamatan dan Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi; sebuah diskripsi pengalaman di Universitas Gadjah Mada. Dituliskan oleh Zaenudin bahwa konon ada salah satu Fakultas di lingkungan UGM yang SK pendiriannya belum diketemukan. Kehilangan SK ini mengakibatkan kerugian fakultas tersebut tidak bisa mengikuti berbagai hibah kompetisi atau block grant. Kerugian ini baru bersifat hal partisipasi lomba, bagaimana kalau sertifikat tanah hilang?  Maka akan sangat dimungkin kehilangan hak-hak yang miliyaran rupiah.