Oleh: Lolytasari (Pustakawan FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta)

Perguruan tinggi merupakan penghasil terbanyak karya ilmiah yang dapat dijadikan bahan kajian. Bahan kajian ini dapat berupa hasil penelitian dosen, skripsi, tesis maupun disertasi. Namun yang jadi permasalahan adalah, bahan kajian, masih tersimpan di perpustakaan dalam bentuk closed access. Artinya bahwa bahan kajian tersebut hanya dapat di akses melalui perpustakaan, dengan datang ke perpustakaan. Dan jika ingin memiliki beberapa informasi yang ada di bahan kajian, perpustakaan dapat memperbolehkan dengan cara dan syarat tertentu. Misalkan hanya dapat mencopy bahan kajian bab awal saja atau bahkan hanya bab yang membahas teorinya saja tanpa memperbolehkan bahan kajian secara keseluruhan.

Namun saat ini, sudah banyak perpustakaan perguruan tinggi tergerak untuk meng-open access kan bahan kajian, yakni melalui Institutional Repository. Istilah ini masih terasa asing ditelinga mahasiswa. Hal ini terlihat dari banyaknya mahasiswa semester akhir yang sedang menyusun skripsi, datang ke perpustakaan hanya untuk melihat print out skripsi yang disediakan diperpustakaan. Tidak ada diantara mereka yang menanyakan tentang adanya Institutional Repository, yang mereka tanyakan adalah, “kok skripsi yang disediakan hanya sedikit”? Setelah pustakawan jelaskan bahwa skripsi dapat diakses digitalnya secara full text, dan memberikan URL-nya serat menunjukkan cara kerja untuk akses e-skripsi (elektronik skripsi) baru mereka terkagum-kagum, “wah sekarang enak yaa, lebih gampang dan mudah?”

Dari pernyataan mahasiswa tersebut, dapat diasumsikan bahwa perlunya peran pustakawan dalam menggerakkan dan mempromosikan layanan Institutional Repository dikalangan mahasiswa. Ini menarik untuk dikaji sebagai bahan evaluasi peningkatan layanan perpustakaan di perguruan tinggi.

Pustakawan Penggerak Institusional Repository

Istilah pustakawan sudah tidak asing lagi di dengar dikalangan sivitas akademika, yakni seseorang yang mengelola perpustakaan secara professional. Secara jelas disebutkan dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan bahwa pustakawan adalah seseorang yang memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan dan/atau pelatihan kepustakawanan serta mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan pengelolaan dan pelayanan perpustakaan.

Pelayanan perpustakaan yang dibutuhkan masyarakat di era digital ini, menginginkan serba cepat, instan dan bisa diakses kapan saja dan dimana saja. Berbagai metode telah dirancang oleh para ahli Ilmu Perpustakaan, diantaranya adalah open access pada koleksi yang diterbitkan oleh perguruan tinggi. Tentu saja, open access ini membutuhkan suatu wadah yang aman dan dapat dipercaya, dan saat ini dikenal dengan Intsitutional Repository.

Tujuan mendasar terbentuknya Institutional Repository sebagaimana yang ditulis oleh Ulfah Handani dalam tulisannya yang berjudul Pengolahan Konten Repositori di Pusat Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta menyebutkan bahwa (1) memberikan akses terbuka kepada hasil-hasil penelitian universitas dengan cara mendokumentasikan karya sendiri ke dalam sistem Institutional Repository (self-archiving); (2) menciptakan visibilitas global bagi universitas melalui riset ilmiah institute; (3) mengumpulkan konten atau publikasi universitas ke dalam single location; (4). Menyimpan dan melestarikan asset digital universitas yang tidak pernah terpublikasi, selain itu menyelamatkan asset intelektual dari kehilangan.

Ke-empat tujuan di atas, sangat jelas menandakan bahwa Intitusional Repository merupakan wadah penyimpanan dan pelestarian asset intelektual sivitas akademika perguruan tinggi baik dosen maupun mahasiswa secara elektronik dan open access. Jika tidak di simpan, maka dikhawatirkan akan hilang tanpa dibaca dan dikaji lebih lanjut hasil penelitian yang telah dilakukan. Dan jika tidak dilestarikan akan musnah begitu saja dimakan waktu dan zaman tanpa diketahui keberadaanya. Sehingga dapat dikatakan bahwa Institutional Repository merupakan pusat arsipnya atau dapat dikatakan sebagai collective memory nya intelektual suatu perguruan tinggi.

Disisi lain, kebermanfaatan adanya Institutional Repository adalah menghindari adanya plagiat judul dari skripsi, tesis maupun disertasi yang akan dikaji oleh mahasiswa. Selain itu juga sebagai tempat penyimpanan karya dosen yang telah dimuat diberbagai jurnal maupun media massa, sehinggad dapat dijadikan bahan referensi bagi mahasiswa dan bahan evaluasi bagi dosen. Untuk itu dibutuhkan kesadaran para dosen untuk menyerahkan karya ilmiahnya untuk di upload ke Institutional Repository.

Kesadaran untuk meng-upload karya ilmiah, hasil penelitian, skripsi, tesis dan disertasi dosen maupun mahasiswa ke dalam Institutional Repository, harus dibarengi dengan kemampuan dan promosi dari pustakawan perguruan tinggi. Hal ini dimungkinkan dengan asumsi bahwa pustakawan sebagai penajaga gerbangnya ilmu pengetahuan, selain itu pustakawan sebagai pelestarian collective memory nya perguruan tinggi. (*)