Peran Arsiparis di Perguruan Tinggi

Oleh: Lolytasari, M.Hum (Pustakawan FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta)

Istilah Arsiparis sudah tidak asing lagi bagi masyarakat Indonesia, yakni seseorang yang mengelola arsip. Bahkan Undang-Undang No 43 tahun 2009 tentang Kearsipan mempertegas pengertian arsiparis yakni sebagai seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta fungsi, tugas dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. Bahkan ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) sebagai pembina arsip Nasional, melakukan uji kompetensi bidang kearsipan bagi calon arsiparis dengan melakukan penilaian portofolio.

Sejak adanya perubahan Undang-Undang Kearsipan, yang semula Undang-Undang No. 7 tahun 1971 dan kemudian direvisi dengan terbitnya Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan terjadi perubahan mendasar. Dalam Undang-Undang Kearsipan terbaru ini disebutkan bahwa pengelolaan arsip yang timbul akibat aktivitas bisnis di perguruan tinggi wajib dilindungi, dipelihara  dan diselamatkan oleh Perguruan Tinggi melalui Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi.

Dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan menyebutkan bahwa Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas dan tanggungjawab di bidang pengelolaan arsip statis perguruan tinggi dan sebagai pembina unit kearsipan di lingkungan perguruan tinggi. Namun masih ada beberapa perguruan tinggi negeri di Indonesia yang belum memiliki Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi atau disingkat LKPT.

Menarik untuk dikaji bahwa begitu pentingnya arsip wajib yang dikelola, namun tenaga kearsipan masih langka di perguruan tinggi. Hal ini terlihat dari hasil penelitian yang dilakukan oleh Lilik Istiqoruyah dalam judul penelitian Perencanaan Penyelenggaraan Arsip Perguruan Tinggi (University Archives) di UIN Syarif HIdayatullah Jakarta ditinjau dari  Kesiapan SDM Kearsipan, menyebutkan bahwa pada umumnya Perguruan Tinggi yang memiliki arsiparis umumnya hanya memiliki 1 (satu) orang arsiparis saja. Selebihnya arsip dikelola secara administrative. Dilanjutkan dalam penelitian Lilik bahwa pengelolaan arsip perguruan tinggi sebagian besar merupakan  tugas dari Sub Bagian Administrasi Umum yang pada umumnya memiliki tugas pokok dan fungsi melaksanakan urusan surat menyurat.

Pemahaman Arsiparis dan Kegiatan Kearsipan

Kegiatan kearsipan menurut Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 48 tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis adalah kegiatan yang dilaksanakan dalam rangka mendukung penyelenggaraan kearsipan yang meliputi pengelolaan arsip dinamis, pengelolaan arsip statis, pembinaan kearsipan dan pengolahan dan penyajikan arsip menjadi informasi. Untuk melaksanakan tugas kegiatan kearsipan ini di butuhkan seorang arsiparis professional di bidang kearsipan.

Sebagai pemegang jabatan fungsional arsiparis sebagaimaan diatur dalam Permenpan No. 48 tahun 2014, memiliki fungsi dan tugas sebagai berikut: (a) menjaga terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri; (b) menjaga ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah; (c) menjaga terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; (d) menjaga keamanan dan keselamatan arsip yang berfungsi untuk menjamin arsip-arsip yang berkaitan dnegan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya; (e) menjaga keselamatan dan kelestarian arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara; (f) menjaga keselamatan asset  nasional dalam bidang ekonomi, social, politik, budaya, pertahanan serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa dan (g) menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas pelayanan public dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

Dengan sederet tugas dan fungsi arsiparis yang digariskan oleh Permenpan di atas, sudah selayaknya tenaga arsiparis ditingkatkan baik dari segi kuantitas maupun kualitas. Sehingga penyelenggaraan pengelolaan kearsipan dapat dilaksanakan sesuai standard dan secara professional. (***)

Baca juga: Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi Sebagai Pusat Arsip Universitas